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3 zeitsparende Tipps für CFOs

Manuel Gehrig ist Marketingleiter bei Parashift und verdeutlicht komplexe Themen auf einfache Weise.
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Wie alle Kreditorenbuchhalter wissen, gehört die manuelle Verarbeitung von Kreditorenrechnungen zu den umständlichsten und zeitaufwändigsten Prozessen in der Buchhaltung.

Über 80% der Rechnungen von Lieferanten treffen noch immer in Papierform in der Kreditorenbuchhaltung von KMU ein. Auch Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden noch häufig ausgedruckt, da sie manuell verarbeitet und mit dem Buchungsstempel versehen werden müssen.

rechnungen in papierform statistik

Quelle: ibi research 2011, Seite 48

Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, bei jedem Schritt der Verbuchung Zeit zu sparen. Hier einige einfache Tipps, um im gesamten Kreditorenprozess Zeit zu sparen:

Zentralisierung der Rechnungsverarbeitung bei dezentralem Eingang

Wenn Sie versuchen Zeit zu sparen, gibt es nichts Schlimmeres, als dieselbe Rechnung zweimal zu bezahlen. Es wurde nicht nur Zeit bei der Verarbeitung der überflüssigen Zahlung verschwendet, sondern Sie müssen jetzt noch mehr Zeit investieren, um Ihre Buchhaltung auszugleichen.

Insbesondere für mittelständische Unternehmen, bei denen die Rechnungsverarbeitung bzw. der Rechnungseingang an mehreren Standorten stattfindet, kann diese Art von Fehler leicht passieren. Wenn Sie also einen zentralen Ort für die Verarbeitung und Bezahlung der Rechnungen verwenden, kann dies die Anzahl der kostspieligen Fehler drastisch reduzieren und Sie sparen viel Zeit.

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Minimieren Sie Fehler durch Erfassen von Rechnungen in kleinen Dosen

Je mehr Zeit Sie für die manuelle Dateneingabe in Ihr Buchhaltungssystem aufwenden, desto fehleranfälliger werden Sie mit der Zeit. Wenn die Rechnungen der Lieferanten nach und nach eintreffen, ist es verlockend, die Rechnungen zu sammeln und auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben um alles auf einmal zu erledigen. Diese Vorgehensweise mag auf den ersten Blick produktiv erscheinen, jedoch erhöht sich die Anzahl Fehler, da Sie durch die Verarbeitung einer grossen Menge Rechnungen schneller unaufmerksam werden und eine kleine Störung Sie schnell aus dem Gleichgewicht bringen kann. Nebst den Fehlern verlieren Sie auch wertvolle Zeitressourcen, welche Sie andernorts gebrauchen können. Erfassen Sie Ihre Rechnungen in kleineren Einheiten zu einem festen Zeitpunkt am Tag (z.B. kurz nach dem Posteingang). Diese Vorgehensweise begrenzt die Anzahl Fehler und den Zeitaufwand zum Korrigieren der Missgeschicke.

Automatisieren Sie den gesamten Rechnungsprozess

Durch die Investition in eine Buchhaltungs-Dokumenten-Management Lösung können Unternehmen eine Vielzahl an Arbeitsstunden pro Monat einsparen. Der Schlüssel zum Erfolg ist dabei die richtige Wahl der richtigen Technologie. Es besteht eine Vielzahl an Anbietern, welche dank OCR Erkennung bereits Lösungen anbieten. Diese sind jedoch sehr anfällig für Fehler und sind meistens einem gewissen Darstellungsschema der Rechnung unterworfen. Die Technologie von Parashift basiert auf KI – Künstlicher Intelligenz. Ihre Buchhaltungsbelege werden automatisch importiert, konvertiert, verschlüsselt und signiert. Einfach vom Scanner oder Smartphone per E-Mail senden oder hochladen. Alle Buchhaltungsinformationen wie Einzelposten, Steuerinformationen, Adressen und Referenzen werden vollständig aus dem Beleg extrahiert. Die Buchungskonten werden automatisch vergeben.

Sind Sie neugierig, wie viel Zeit Sie bei einer Automatisierung sparen könnten? Richten Sie sich eine kostenlose, 14-tägige Testversion von doXeo ein und lassen Sie sich überraschen, wie einfach es ist.

 

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