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Ist die Rechnungs-Automation es Wert?

Manuel Gehrig ist Marketingleiter bei Parashift und verdeutlicht komplexe Themen auf einfache Weise.

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Kreditorenbuchhalter haben nun die Möglichkeit, ihr gesamtes Unternehmen voranzubringen.

Die Begriffe "Rechnungs-Automatisierung" und "Kreditorenautomatisierung" haben im Laufe der Jahre an Bedeutung verloren. Was früher ein klar definierter Begriff war, der sich auf Software bezog, die mit einer Rechnung begann, die Rechnung zur Genehmigung weiterleitete, eine genehmigte Rechnung zur Zahlungsfreigabe schickte und mit einer tatsächlichen Zahlung endete, ist heute nur noch ein Schlagwort für die Rechnungsfreigabe. 

 

Digitalisierung des Kreditorenprozesses

Kreditorenautomatisierung ist ein Begriff, der verwendet wird, um die laufenden Bemühungen vieler Unternehmen zu beschreiben, den Geschäftsprozess ihrer Kreditorenbuchhaltung zu rationalisieren. Die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung besteht in der Abwicklung und Überprüfung von Transaktionen zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten. Mit anderen Worten, es ist Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung, dafür zu sorgen, dass alle ausstehenden Rechnungen ihrer Lieferanten genehmigt, verarbeitet und bezahlt werden. Die Verarbeitung einer Rechnung beinhaltet die Erfassung wichtiger Daten aus der Rechnung und deren Eingabe in das Finanz- oder Buchhaltungssystem des Unternehmens. Danach müssen die Rechnungen den jeweiligen Freigabeprozess des Unternehmens durchlaufen, um bezahlt zu werden.

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Dieser Prozess ist einfach, kann aber sehr umständlich werden, insbesondere wenn das Unternehmen eine sehr große Anzahl von Rechnungen hat. Dieses Problem wird noch verschärft, wenn Rechnungen, die bearbeitet werden müssen, auf Papier sind. Dies kann zum Verlust von Rechnungen, zu menschlichen Fehlern bei der Datenerfassung und zu Rechnungsduplikaten führen. Diese und andere Probleme führen zu hohen Kosten pro Rechnung. Ziel der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist es, diesen Rechnungsprozess zu rationalisieren, mögliche menschliche Fehler zu vermeiden und die Kosten pro Rechnung zu senken.

 

Der Schwerpunkt liegt auf der Rechnungsbearbeitung. Wenn es um AP Automation geht, müssen Unternehmen sicherstellen, dass der gesamte Kreditorenprozess kostengünstig rationalisiert wird und die Kreditoren-Abteilung mit hoher Leistung arbeiten kann.

 

Ein weiteres Problem bei Kreditoren-Automation ist, dass es nicht jedermanns Sache ist - es ist oft ein langer, teurer Prozess, der eine Überarbeitung der bestehenden Kreditoren-Prozesse erfordert, und nicht jedes Unternehmen sollte (oder kann) diese Art der Transformation durchlaufen, ohne erhebliche Kosten zu verursachen.



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