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Proaktive vs. reaktive Kreditorenbuchhalter: Den Unterschied verstehen

Manuel Gehrig ist Marketingleiter bei Parashift und verdeutlicht komplexe Themen auf einfache Weise.
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Die Odyssee, die jede Rechnung vom Zeitpunkt des Eingangs bis zur Zahlung reist, muss die Kreditorenbuchhaltung so lange im Auge behalten, wie das Unternehmen die Lieferanten bezahlt hat.

Die Aufgaben, die zur Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen erforderlich sind, sind bei der manuellen Verarbeitung sehr mühsam: Die Eingabe von Rechnungsdaten in ein Buchhaltungssystem, das Herumlaufen oder E-Mails versenden um Freigaben zu erhalten, das Ablegen, Rechnungen bei Fragen wieder zu suchen etv.

Es gab einen Zeitpunkt, an dem war das Usus - es gab keine andere Möglichkeit. Diese Tage sind aber vorbei, oder zumindest sollten sie es sein. Unternehmen wie PayPal revolutionierten Peer to Peer (P2P)-Zahlungen mit einer disruptiven Technologie, die den Geldtausch drastisch vereinfachte. Ebenso wurden B2B-Zahlungen durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung stark vereinfacht, die den gesamten Prozess der Lieferantenzahlung rationalisiert und die betriebliche Effizienz um 60% verbessert.

Dennoch ist es schwer zu verstehen, warum die Kreditorenteams an den manuellen Prozessen festhalten, die aus Sicht von Außenstehenden veraltet erscheinen. Die Wahrheit ist, dass dieses Beharren mit den Denkweisen verbunden ist, die mit proaktiven und reaktiven Kreditorenbuchhaltern verbunden sind.

Was sind reaktive Kreditorenkonten?

Bei Prozessen, bei denen Dutzende von Fristen miteinander in Verbindung gebracht werden, ist es einfach, auf diese Fristen zu reagieren und sie einzuhalten, um zum wichtigsten Barometer für den Erfolg zu werden.

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Beispiel für einen Prozess, bei dem viele Fristen miteinander verglichen werden, wobei das durchschnittliche Kreditorenteam jeden Monat hunderte Rechnungen erhält - jede mit einer eigenen Frist, Zahlungsbedingungen und einem Freigabe Workflow.

Wenn es um Herausforderungen außerhalb der Rechnungsbegleichung geht, ist es für Kreditorenbuchhalter einfach, die Denkweise "Wir werden diese Brücke überqueren, sobald wir da sind" zu übernehmen.

Wenn sich eine Lieferantenbeziehung aufgrund der Zahlungsmoral verschlechtert, treten Kreditorenbuchhalter ein und kämpfen darum, sie zu reparieren. Wenn der Cashflow niedrig ist, müssen die Kreditorenbuchhalter einen Weg finden, um eine verlängerte Zahlungsfrist auszuhandeln. Wenn ein Audit stattfindet muss ein Kreditorenbuchhalter die Dokumente suchen und den Papierkram wieder bereinigen.

Das Problem, bei dem die Kreditorenteams in die reaktive Denkweise der Einhaltung von Fristen gleiten, ist die entscheidende Metrik, die es zu verfolgen gilt, und alles andere, dass bei Bedarf verwaltet wird, ist die Höhe des wirtschaftlichen Aufschwungs, der auf dem Tisch bleibt.

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Was sind proaktive Kreditorenkonten?

Die Kreditorenbuchhaltung ist einzigartig positioniert, um bei proaktiver Ausführung Wettbewerbsvorteile für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Beispiele für diese Vorteile sind:

  • Erhöhtes Serviceniveau bei Lieferanten
  • Verbesserte Kontrolle über den kurzfristigen Cashflow
  • Lückenlose unternehmensweite Audits

 

Ein Team mit dem Hauptziel, die Rechnungen pünktlich zu bezahlen, hat kaum die Fähigkeit, über diese Dinge nachzudenken und sich zu fragen, wie diese Dinge irgendwann einmal Teil ihrer Strategie werden könnten.

Proaktive Kreditorenprozesse eliminieren unnötige menschliche Eingriffe im gesamten End-to-End-Prozess und reduzieren letztlich die Zeit, die für die einfache Eingabe und Bezahlung der Rechnungen benötigt wird.

Mit der zusätzlichen Zeit, die durch die Optimierung der Rechnungsbearbeitung gewonnen wird, haben proaktive Kreditorenteams Zeit dazu:

  • Geben Sie Fristen für vorzeitige / pünktliche Rechnungszahlungen ein und stellen Sie sicher, dass keine Fristen verpasst werden.
  • Bestimmen Sie, welche Rechnungen besser sind, um sie sofort zu bezahlen, um die Vorteile von Skontoabzügen zu nutzen, und welche besser, um später zu zahlen, um die Vorteile einer verlängerten Kreditlinie zu nutzen.
  • Bewahren Sie vollständige Prüfprotokolle/Stempel/Unterschriften für jede Rechnungsfreigabe und Zahlung auf, um einen einfachen zukünftigen Zugriff zu ermöglichen.

Indem sie die mühsame und zeitaufwändige Arbeit, die seit Jahrzehnten mit der Bearbeitung und Bezahlung von Rechnungen verbunden sind, zu eliminieren, können Unternehmen ihren Fokus auf die Prioritäten der Lieferantenzahlungen verlagern, die letztendlich ihre Geschäfte voranbringen, anstatt einfach nur den Status quo aufrechtzuerhalten.

Ein proaktiver Kreditorbuchhalter werden

Es gibt mehrere Maßnahmen, die ergriffen werden können, um Ihren Kreditorenprozess zu rationalisieren und einen proaktiveren Ansatz zu verfolgen.

1. Zentralisieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung.

Die doppelte Zahlung derselben Rechnung kann einer der kostspieligsten Fehler sein, die ein Kreditorenteam in Bezug auf die Zeit machen kann. Zeit wird bei der Bearbeitung der überflüssigen Zahlung verschwendet, und Zeit wird wieder verschwendet, wenn Sie noch mehr Zeit investieren müssen, um Ihre Bücher wieder auszugleichen und sich mit Ihrem Lieferanten abzustimmen.

Dies ist jedoch ein leicht zu machender Fehler, insbesondere bei Unternehmen, die Rechnungen an verschiedenen Standorten bearbeiten. Die Einrichtung einer zentralen Stelle für die Bearbeitung und Bezahlung jeder Rechnung reduziert die Anzahl der Fälle dieser kostspieligen Fehler drastisch und spart Ihnen viel Zeit.

2. Erfassen Sie Rechnungen in kleinen Dosen

Je länger Sie an der manuellen Eingabe von Rechnungen sitzen, desto anfälliger werden Sie für Fehler. Obwohl es verlockend ist, den Prozess der Erfassung von Rechnungsdaten auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, zu dem Sie alle Rechnungen auf einmal bearbeiten können, wird diese Praxis sowohl die Anzahl der Fehler als auch die Ressourcen für deren Behebung erhöhen.

Die Erfassung Ihrer Rechnungen in kleinen Dosen begrenzt Fehler und den Zeitaufwand für die Korrektur.

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