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Weshalb Kreditorenrechnungen automatisieren?

Manuel Gehrig ist Marketingleiter bei Parashift und verdeutlicht komplexe Themen auf einfache Weise.

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Kreditorenbuchhalter haben nun die Möglichkeit, ihr gesamtes Unternehmen voranzubringen.

Die Kreditorenbuchhaltung spielt im Geschäftsbetrieb eine entscheidende Rolle, da viele Unternehmen erst am Anfang der Digitalisierung stehen. Wir alle wissen, dass diese Jobfunktion z.B. das Licht und Strom im Büro bezahlt, aber sie hat auch direkte Auswirkungen auf das Cashflow-Management, die Sicherheit vor Betrug und die Lieferantenbeziehungen im gesamten Unternehmen.

 

Die traurige Realität ist, dass die meisten Kreditorenbuchhalter kaum Zeit haben, über Dinge wie die Optimierung des Cashflows und die Betrugsbekämpfung nachzudenken. Der Grund? Manuelle Kreditorenprozesse beschränken die Buchhalter mehr zu leisten, als die Rechnungen bezahlt zu bekommen; manchmal pünktlich, manchmal verspätet.

 

Über den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung, vom Eingang bis zur Zahlung, gibt es innerhalb der manuellen Kreditorenprozesse einfach zu viele Punkte, die ein Eingreifen der Kreditorenbuchhalter erfordern. Jeder dieser Punkte des manuellen Eingriffs kann den Prozess der Zahlung einer Rechnung über Wochen hinauszögern, wenn es eigentlich nicht länger als ein oder zwei Tage dauern sollte. Und jeder Eingriff öffnet die Tür für Fehler, die zusätzliche Zeit kosten, um sie zum Monatsende auszubügeln. Es sollte für Kreditorenbuchhalter nicht so sein, und es muss auch nicht so sein.

 

Disruptive Technologien haben es den Buchhaltungsteams ermöglicht, viele unnötige manuelle Eingriffe zu vermeiden, die von den Teams ermöglicht wurden, die betriebliche Effizienz zu beeinflussen. Während für Teams, die eine optimale Effizienz anstreben, die Automatisierung möglichst vieler Schritte das Ziel sein sollte, bietet die Automatisierung dieser drei Schritte im Kreditorenbuchhaltungsprozess die weitreichendsten Vorteile.

 

Rechnungen automatisieren und einscannen

 

 

Die wichtigsten manuellen Kreditoren-Aufgaben zur Automatisierung:

 

1. Rechnungsfreigaben / Abgleiche

Der Prozess des Sammelns von Genehmigungen beinhaltet heute das Jonglieren von Dutzenden von E-Mail-Threads und Reisen durch das Büro, um ausstehende Genehmigungen zu übergeben und weiterzuverfolgen. Während ein solcher Prozess die Arbeit erledigen kann (meistens), ist es unglaublich schwierig, den Überblick zu behalten. Wenn ein Lieferant anruft, um den Status einer Rechnung zu überprüfen, kann es manchmal Stunden dauern, bis er weiß, wo sich die Rechnung im Genehmigungsprozess befindet. Die Überprüfung jeder Rechnung im Vergleich zur entsprechenden Bestellung, d.h. Einzelposten für Einzelposten, ist ebenfalls ein sehr manueller und langwieriger Prozess.

 

Durch die Automatisierung des Rechnungsfreigabe- und Bestellabgleichsprozesses entfällt die Notwendigkeit eines menschlichen Eingriffs in diesem Prozessschritt, es sei denn, dies ist notwendig. Rechnungen können automatisch an den zuständigen Genehmigenden weitergeleitet werden, mit automatisierten Follow-ups, die an anstehende Termine erinnern. Ebenso automatisierter Bestellabgleich mit Algorithmen zum schnellen Vergleich von Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Markierung von Unstimmigkeiten zur weiteren Überprüfung.

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2. Rechnungsdatenerfassung

Hinzu kommt die monumentale Aufgabe, alle Rechnungsdaten exakt kodiert in Ihr Buchhaltungssystem einzuspeisen. Die manuelle Eingabe von Daten erfordert nicht nur einen hohen Arbeitsaufwand, der für Ihre Mitarbeiter nicht gerade spannend ist, sondern öffnet auch die Tür für Fehler. Diese Fehler können bis zum Monatsende unbemerkt in die Bücher gelangen, und gemäß der Regel 1-10-100 sind die Kosten für jeden Fehler 10x höher, als er zu beheben ist. Selbst eine kleine Anzahl von Fehlern, die für jeden einzelnen Menschen durchaus zumutbar ist, kann extravagante Kosten verursachen, die leicht zu vermeiden sind.

 

Durch die Automatisierung des Prozesses der Rechnungsdatenerfassung entfallen die Zeitkosten, die dadurch entstehen, dass alle Rechnungsdaten in Ihrem Buchhaltungssystem kodiert werden. Tatsächlich müssen Sie nicht einmal eine Excel-Tabelle hochladen. Lösungen wie doXeo lassen sich direkt in Ihr ERP-System integrieren, und alle erfassten Daten werden automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisiert. Darüber hinaus kodieren erstklassige Automatisierungstools Rechnungsdaten mit einer Genauigkeit von nahezu 100% und reduzieren so die Anzahl der Fehler, die die Teams in ihrem Monatsabschluss behindern.

 

3 . Zahlungsabwicklung

Sobald die Zahlung autorisiert ist, geht die Rechnung an die Person, welche die Bankzahlung ausführt. Diese Person muss einen klaren Überblick über alle Fälligkeiten der Zahlungen haben, einschließlich aller berechtigten Skontofristen. Da in vielen Unternehmen monatlich Hunderte von Rechnungen bearbeitet werden, ist es eine Herausforderung, all diese unterschiedlichen Fristen im Auge zu behalten. Mit verspäteten Zahlungen zu schaden Sie nicht nur Ihrem kurzfristigen Cashflow sondern Ihnen entgehen auch unnötig die Skonti Abzüge.

 

Durch die Automatisierung der Zahlungsabwicklung können genehmigte Zahlungen geplant und automatisch zum richtigen Zeitpunkt bezahlt werden. Die Automation bietet auch eine zentrale Stelle für die Auswahl jeder Zahlungsoption, was die elektronische Bezahlung wesentlich vereinfacht und die mit jeder Zahlung verbundenen Kosten und Risiken reduziert. Darüber hinaus ermöglicht eine direkte Synchronisierung mit Ihrem ERP, dass die in Ihr Buchhaltungssystem eingegebenen Skonti in Ihrer Software erscheinen, während Sie Zahlungen planen.

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So automatisieren Sie die Kreditorenbuchhaltung

Während die Investition in "Punktlösungen", die auf einzelne Komponenten des Kreditoren-Prozesses eingehen, Ihnen helfen kann, die Ineffizienzen eines Schrittes zu beseitigen, ist der beste Weg zur Automatisierung ein ganzheitlicher Ansatz.

 

Die Automatisierung aller Schritte zusammen in einem optimierten Workflow sorgt für eine verbesserte Effizienz bei jedem Schritt, bietet aber auch die Vorteile, die ein geschlossener Kreditoren-Prozess mit sich bringt, einschließlich:

 

Zentralisierung aller Kreditorenbuchhaltung

  • Automatische Aufbewahrung aller Genehmigungs- und Zahlungsdaten
  • Vereinfachte Übergänge zwischen den einzelnen Schritten der Kreditorenbuchhaltung

 

doXeo ist eine Automationslösung, die einen ganzheitlichen Ansatz zur Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung verfolgt. Unternehmen, die in doXeo investieren, sehen eine Effizienzsteigerung von 60% und reduzieren zudem ihr Betrugsrisiko drastisch, indem sie einfache, wiederholbare und skalierbare Zahlungskontrollen in ihre Zahlungsprozesse integrieren.

 

Die meisten Finanz- und Buchhaltungsexperten sind sich bewusst, dass die Vorteile eines vollständig automatisierten Kreditoren-Prozesses weit über einen zusätzlichen Betrugsschutz und einen überzeugenden ROI hinausgehen, aber wussten Sie, dass Kreditorenexperten, die die Rechnungserfassung und Zahlungen automatisieren, durchschnittlich eine Stunde pro Tag sparen? Sie müssten nie wieder das Mittagessen auslassen, um Zahlungsautorisierungen zu verfolgen und wegen Ferienabwesenheiten den Stv. ausmachen!

 

 

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